Шаблон сметы проекта
Бюджет проекта таблицей: статьи затрат, количество и цена, план против факта и отклонение по каждой строке.
Что в шаблоне
План считается сам
Колонка «План, руб» — количество × цена, вписывать её руками не нужно.
Отклонение по строкам
Факт минус план в каждой строке: минус означает экономию, плюс — перерасход.
Резерв отдельной строкой
Резерв на риски стоит своей статьёй, поэтому видно, тронули его или нет.
Четыре шага по этому файлу
Разложите затраты по категориям, а не по подрядчикам
Колонка «Категория» в примере принимает четыре значения: Люди, Инструменты, Инфраструктура, Резерв. Категория отвечает на вопрос, чего проект лишится, если строку убрать. Три верхние строки — «Работа аналитика», «Работа разработчиков», «Тестирование» — относятся к людям, и по одной этой категории сразу видно, что она держит основную часть сметы.
Количество и цену держите порознь
Колонки «Кол-во» и «Цена за ед., руб» перемножаются формулой в «План, руб»: D4*E4. Раздельное хранение нужно для разговора. С суммой 1 344 000 спорить нечем, а увидев 420 часов по 3200 рублей, заказчик спрашивает про 420 часов — и это уже предметный разговор. Единица у людей часы, у сервера месяцы: 12 умножить на 14 000.
Факт заполняйте по мере оплат, план не трогайте
Колонка «Факт, руб» вводится числом руками — это то, что ушло по документам. «План, руб» после утверждения сметы не меняется: подгоните план под факт, и отклонение обнулится, а смета перестанет что-либо показывать. Понадобилось пересмотреть план — сохраните новую копию файла с датой в названии, а прежнюю оставьте нетронутой.
Читайте колонку «Отклонение» по знаку
Отклонение считается формулой G4-F4, то есть факт минус план: плюс означает перерасход, минус — что потратили меньше. В примере плюс стоит в двух строках, «Работа аналитика» и «Работа разработчиков», на 10 000 и 16 000. Минус — в тестировании и инфраструктуре. Ноль в строке «Лицензии и сервисы на год» — редкий случай, когда фиксированная цена совпала с планом.
Что означают строки в файле
Самая крупная цифра в колонке отклонения — минус 250 000 в строке «Резерв на риски»: план 250 000, факт ноль. Это не экономия и не ошибка заполнения. Резерв заложили и не потратили, потому что рисков, ради которых он был нужен, пока не случилось. Минус в этой строке читается как «подушка цела» и превращается в ноль ровно тогда, когда деньги действительно понадобились.
Без резерва картина другая. Пять рабочих статей дают 2 156 000 плана против 2 160 000 факта — перерасход всего в 4 000 рублей. Общий итог при этом показывает минус 246 000, и весь этот минус состоит из нетронутого резерва. Судя по одной итоговой строке, проект сэкономил четверть миллиона, хотя по фактическим работам он идёт вровень со сметой. Резерв смотрят отдельно от остального.
Строка «Работа разработчиков» — 420 часов по 3200 рублей, 1 344 000 плана и 1 360 000 факта. Одна эта строка больше половины сметы, а перерасход в ней в 16 000 стоит ровно пяти часов сверх плана. В строке «Сервер и инфраструктура» 12 месяцев по 14 000 дают 168 000 плана при 155 000 факта: месячная цена оказалась ниже. Это единственный минус, взявшийся из тарифа, а не из объёма работ.
!Частые ошибки
- Резерв размазали по статьям Самый частый способ спрятать запас — добавить процентов десять к каждой строке. Тогда резерв тратится незаметно и первым, а к концу проекта его нет. В примере он вынесен строкой 6 на 250 000 с категорией «Резерв», и решение о расходовании принимает не тот, кто ведёт смету. Пока строка цела, у проекта есть подушка, и её видно в таблице.
- В колонке «Кол-во» смешаны разные единицы В примере 420 — это часы разработчиков, 12 — месяцы аренды сервера, 1 — год лицензий. Колонки «Единица» в шаблоне нет, и через месяц никто не вспомнит, что стоит за числом. Пишите единицу прямо в названии статьи: «Работа разработчиков, ч» и «Сервер и инфраструктура, мес». Иначе первая же проверка сметы упрётся в вопрос, на который нет ответа.
- Новую строку дописали ниже ИТОГО Итог считает по диапазону: СУММ(F4:F10). Строка, вставленная ВНУТРЬ этого диапазона, попадает в сумму сама — а дописанная ПОД строкой ИТОГО не попадёт никогда, сколько её ни проверяй. Место для новых статей — до итога, там же, где стоит пустая седьмая строка. Формулы «План» и «Отклонение» в новую строку протяните из соседней.
- Минус в отклонении приняли за хорошую новость Минус говорит только, что заплачено меньше плана, но не почему. В примере «Тестирование» ушло в минус 9 000, и объяснений два: сэкономили или не дотестировали. Смету читают вместе со сроками и объёмом работ. Экономия на строке, работа по которой ещё не сделана, — это не экономия, а отложенный расход.
Частые вопросы
Чем смета отличается от бюджета проекта?
Смета — перечень затрат по статьям с расчётом суммы. Бюджет — та же сумма, разложенная по времени: сколько денег нужно в каком месяце. Из этой таблицы бюджет получается добавлением колонок по месяцам справа.
Сколько закладывать в резерв на риски?
Универсального процента нет: резерв считают от реестра рисков — берут вероятные и дорогие и оценивают стоимость реакции на каждый. В примере это 250 000 при смете 2 406 000, примерно десятая часть, и число там иллюстративное.
Шаблон бесплатный?
Да, без регистрации. Файл .xlsx открывается в Excel, Google Таблицах, LibreOffice, «Р7-Офис» и «МойОфис». Это рабочая таблица для планирования, а не форма отчётности: под договор или бухгалтерию её приводят к нужному формату отдельно.
Можно ли добавить свои колонки?
Да, дописывайте справа от «Отклонения». Чаще всего добавляют «Кто утверждает» и «Дата оплаты». А вот вставлять колонку между «Кол-во» и «Планом» не стоит: формулы D4*E4, G4-F4 и итоговая СУММ ссылаются на буквы, и после вставки их придётся проверить.
Как учитывать НДС?
Отдельной колонки под налог в шаблоне нет — цена за единицу вводится в том виде, в каком вы её обсуждаете с поставщиком. Важно держать одно правило на весь файл: либо все цены с НДС, либо все без. Смешение двух видов цен в одной таблице — самая дорогая ошибка сметы.
Что ещё пригодится
Вся библиотека: 15 бесплатных шаблона — RACI-матрицы, реестра рисков (RAID), бэклога продукта, WBS — структуры работ, оценки задач (PERT), статус-отчёта по проекту, устава проекта, протокола совещания, плана проекта, дорожной карты продукта, реестра заинтересованных сторон, плана спринта, Чек-лист запуска проекта, диаграмма Ганта в Excel
Шаблоны — это хорошо. Платформа — лучше
В TeamVector план, задачи, документы и бюджеты связаны и обновляются сами, без ручных таблиц.