Чек-лист запуска проекта
Двадцать четыре пункта, которые проходят до начала работ: цель и границы, роли, план, деньги, риски, связь и стартовая встреча.
Что в шаблоне
Семь разделов
От цели и границ до стартовой встречи — весь путь до первого рабочего дня.
Квадраты для отметок
Значок-квадрат перед пунктом: отмечать можно на экране и ручкой на распечатке.
Формулировки-проверки
Каждый пункт написан так, что ответ на него только «да» или «нет».
Четыре шага по этому файлу
Проходите его вдвоём, а не в одиночку
Двадцать четыре пункта закрываются за час, если рядом сидит второй человек — заказчик или руководитель. В одиночку пункт «Известен заказчик, который принимает работу и подписывает приёмку» отмечается по памяти; вдвоём выясняется, что подписывает один, а принимает другой. Раздел 2 «Люди и роли» особенно чувствителен: все четыре его пункта проверяются вопросом к живому человеку.
Не отмечайте пункт, пока не можете назвать документ
За каждым пунктом стоит что-то написанное. «Согласован устав проекта или заменяющий его документ» — файл с подписями. «Составлена смета по статьям затрат» — таблица. «Заведён реестр рисков, у каждого риска есть владелец» — список с фамилиями. Отметка, за которой нет документа, означает «мы об этом говорили», а через месяц окажется, что говорили о разном.
Разделы 1 и 3 проходите строго по порядку
Раздел 1 «Цель и границы» стоит первым не случайно: пока не записано, что в проект НЕ входит, разбивать работы на пакеты рано — раздел 3 «Объём и план» будет опираться на догадки. Первые три пункта третьего раздела связаны цепочкой: пакеты с измеримым результатом, оценки от тех, кто будет делать, и самая длинная цепочка зависимостей.
Ненужные пункты удаляйте, а не оставляйте пустыми
Так прямо сказано в разделе «Заметки» в конце файла. Пункт «Понятно, кто утверждает расходы сверх сметы» лишний, если денег у проекта нет вовсе. Оставленный неотмеченным, он делает список вечно незакрытым, и на него перестают смотреть целиком. Удалённый — оставляет двадцать три честных пункта, по которым видно ровно то, что ещё не сделано.
Как проходить список
Разберём раздел 1 «Цель и границы» — четыре пункта, и они идут в единственно рабочем порядке. Сначала цель одной фразой, которую одинаково понимают заказчик и команда. Потом то, что в проект НЕ входит. Потом измеримые критерии, по которым проект считается удавшимся. И только четвёртым — согласованный устав, то есть документ, куда первые три и записываются. Отметить четвёртый, не отметив первые три, нельзя: подписывать будет нечего.
Разделы 4 «Деньги» и 5 «Риски» — по три пункта в каждом, и связаны они между собой. «Согласован резерв на риски» из четвёртого не заполняется, пока не пройден пятый: размер резерва берут из реестра рисков, а не из процента от сметы. Третий пункт пятого раздела — «Отделены риски (ещё не случились) от проблем (уже случились)» — единственный в списке, который проверяют не наличием документа, а его содержанием.
Раздел 7 «Старт» стоит последним и работает как проверка предыдущих. «У каждого участника есть доступы и оборудование» ловит то, что пропустил раздел 2: роли распределены, а человека в системе нет. «Первая неделя работ распланирована по задачам и людям» ловит недоделанный раздел 3: если пакеты работ описаны честно, первая неделя расписывается за двадцать минут, а если нет — на этом пункте список и остановится.
!Частые ошибки
- Чек-лист проходят, когда работа уже началась Тогда он превращается в опись недостающего, и половина пунктов отмечается задним числом. Смысл в другом: непройденный пункт — это вопрос, который вернётся в середине проекта и будет стоить дороже. «Записано, что в проект НЕ входит» стоит десять минут до старта и недели споров на третьем месяце. Проходить надо до первой строки кода и до первого счёта.
- Один ответственный превращается в двух Первый пункт раздела 2 сформулирован с уточнением в скобках: «Назначен один ответственный за результат (не двое)». Уточнение стоит там потому, что нарушают именно этот пункт — два руководителя выглядят надёжнее одного. На деле при двоих решение принимает тот, кто громче, а отвечают оба, то есть никто. Делить надо работу, а не ответственность.
- Резерв согласовали устно Два пункта — «В плане есть резерв на неизвестное, и его размер согласован» и «Согласован резерв на риски» — намеренно стоят в разных разделах: первый про время, второй про деньги. Устное «ну, запас там будет» не закрывает ни один из них. Резерв, размер которого не назван и не подписан, тратится первым и незаметно, а к нужному моменту его уже нет.
- Стартовую встречу подменяют рассылкой Пункт «Проведена стартовая встреча со всей командой и заказчиком» письмом не закрывается. На встрече слышно то, чего не видно в документе: кто как понял цель, кто с кем не согласен, кого не позвали. Признак, что встреча состоялась, — прозвучавшее возражение. Если возражений не было ни одного, скорее всего, документ читал не каждый.
Частые вопросы
Когда проходить чек-лист?
До начала работ, за одну встречу. Второй раз — если проект перезапускается после паузы или меняется заказчик: в этот момент половина ответов из первого прохода уже неверна.
Обязательно ли закрывать все 24 пункта?
Нет. Неприменимые удаляют — так сказано в разделе «Заметки» в конце файла. Но удалить пункт можно, только назвав причину вслух: «у нас нет бюджета» — причина, «мы это потом» — нет.
В каком формате шаблон?
Файл .docx, открывается в Word, Google Документах, LibreOffice, «Р7-Офис» и «МойОфис». Значок квадрата перед пунктом — обычный текстовый символ, поэтому отмечать можно и на экране, и ручкой на распечатке.
Подойдёт ли для проекта на две недели?
Да, но сокращённо. Обязательны раздел 1 «Цель и границы», пункт про единственного ответственного из раздела 2 и раздел 7 «Старт». Разделы 4 и 6 на коротком проекте обычно сворачиваются в один разговор на старте.
Это официальная форма?
Нет. Это рабочий список для внутренней проверки перед стартом, а не унифицированная форма отчётности. Пункты и разделы меняйте под свою компанию: по списку, где есть чужие требования и нет ваших, проверку проходят формально.
Что ещё пригодится
Вся библиотека: 15 бесплатных шаблона — RACI-матрицы, реестра рисков (RAID), бэклога продукта, WBS — структуры работ, оценки задач (PERT), статус-отчёта по проекту, устава проекта, протокола совещания, плана проекта, сметы проекта, дорожной карты продукта, реестра заинтересованных сторон, плана спринта, диаграмма Ганта в Excel
Шаблоны — это хорошо. Платформа — лучше
В TeamVector план, задачи, документы и бюджеты связаны и обновляются сами, без ручных таблиц.