Шаблон WBS — структуры работ
Декомпозиция проекта «сверху вниз» с кодами уровней (1, 1.1, 1.1.1), ответственными и результатами.
Что в шаблоне
Иерархия с кодами
Уровни 1, 1.1, 1.1.1 — наглядная структура работ.
Правило 100%
Подсказка: сумма дочерних работ равна родительской.
Результат по каждой
Колонка «результат» держит фокус на ценности, а не на процессе.
Четыре шага по этому файлу
Задайте верхний уровень — три-пять блоков
Колонки «Код» и «Пакет работ». В примере верхних блоков три: «1 Аналитика», «2 Разработка», «3 Тестирование». Это ещё не работа, а разделы, в которые она разложится. Называйте их существительными: WBS отвечает на вопрос, что входит в проект, а не в каком порядке вы будете это делать.
Разложите блоки на пакеты работ
Код ребёнка — это код родителя, точка и номер: 1.1, 1.2, 2.1, 2.2. Отступ в примере нарисован двумя пробелами перед названием, как в строке «Сбор требований». Встроенной группировки строк в файле нет, вложенность держится только на коде и этих пробелах — при вставке своих строк не потеряйте ни то, ни другое.
Заполните ответственного и результат
Колонки «Ответственный» и «Результат». Ответственный — один на строку, даже если работают трое. Результат пишется в законченной форме: в примере «Подписанное ТЗ», «API готово», «Отчёт о тестировании». По такой формулировке пакет проверяется одним вопросом — есть или нет. «Работа над бэкендом» результатом не является, это занятость.
Сверьте оценки по правилу 100%
Колонка «Оценка (дн)». В примере 5 плюс 3 дают 8 — ровно столько стоит в строке «1 Аналитика»; 12 плюс 8 дают 20 в строке «2 Разработка». Формул в файле нет, числа родителей вписаны руками, поэтому после правки ребёнка родителя правят сами. Хотите автоматически — поставьте в ячейку родителя сумму ячеек его детей.
Что означают строки в файле
В примере семь строк и три верхних блока, но глубина у них разная: у «1 Аналитика» и «2 Разработка» по два ребёнка, а «3 Тестирование» на 6 дней осталось строкой без разбивки. Так и должно быть: декомпозицию останавливают там, где пакет уже можно поручить и принять. Правило «дели всё до третьего уровня» рождает строки ради строк.
Пара «2.1 Бэкенд» (12 дней, «API готово») и «2.2 Фронтенд» (8 дней, «UI готов») — самая спорная в примере и потому самая полезная. Делить разработку по слоям удобно команде, но у такого пакета нет результата, который увидел бы заказчик: двенадцать дней бэкенда сами по себе не показать. Когда есть выбор, делите по кускам продукта, а не по слоям.
Ответственные в примере разные на разных уровнях: у блока «1 Аналитика» это Аналитик, а у вложенной строки «1.2 Согласование ТЗ» — PM. Это нормально: за блок отвечает тот, кто сводит результат, за пакет — тот, кто его делает. Если во всех строках стоит один и тот же человек, структура описывает не проект, а зону его ответственности.
!Частые ошибки
- Просуммировали весь столбец «Оценка (дн)» Получится 62 дня вместо 34: строки-родители уже содержат сумму своих детей, и сложение всего столбца считает работу дважды. Складывать надо либо только верхний уровень — 8 плюс 20 плюс 6, либо только нижний — 5, 3, 12, 8 и 6. Второй способ надёжнее: строка «3 Тестирование» детей не имеет и сама является нижним уровнем.
- Поправили ребёнка, забыли родителя Файл ничего не пересчитывает. Увеличив «2.1 Бэкенд» с 12 до 15 дней, поставьте в строке «2 Разработка» 23 — иначе правило 100% нарушено, а увидеть это неоткуда: расхождение нигде не подсвечивается. Проверять проще сверху вниз, по одному блоку, и лучше сразу после каждой правки, а не перед защитой плана.
- Дробят до отдельных действий WBS — не список дел. Нижний уровень здесь — пакет, который можно поручить одному человеку, оценить и принять по результату. Самый мелкий в примере — «1.2 Согласование ТЗ» на 3 дня. Строка на полдня относится к задачнику: структура из сотни строк перестаёт читаться целиком, а ради целостной картины её и делают.
- Записывают в WBS сроки и очерёдность Колонок с датами в файле нет намеренно: WBS отвечает на вопрос «что», а не «когда». Порядок строк — это порядок разделов, а не очередь исполнения: «3 Тестирование» не обязано начинаться после того, как закончится вся разработка. Даты, зависимости и параллельные ветки появляются в плане-графике, который строят уже по готовой структуре.
Частые вопросы
Что такое WBS?
WBS (Work Breakdown Structure) — иерархическая структура работ: проект разбивается на управляемые пакеты работ «сверху вниз».
Что такое правило 100%?
Сумма работ на нижнем уровне должна полностью покрывать родительский элемент — ни больше, ни меньше.
Чем WBS отличается от плана-графика?
WBS отвечает «что нужно сделать» (состав работ), а план-график/Гант — «когда» (сроки и зависимости).
Как глубоко декомпозировать?
В примере два уровня, и для проекта такого размера этого достаточно. Ориентир простой: останавливайтесь, когда у пакета есть один ответственный, понятный результат и оценка, которую вы готовы защищать. Третий уровень добавляется тем же способом — код родителя, точка, номер: 2.1.1.
Как из WBS получить план-график?
Возьмите строки нижнего уровня — только их, иначе работа удвоится — и перенесите в диаграмму Ганта как задачи. Оценка из колонки «Оценка (дн)» станет длительностью, «Ответственный» — исполнителем. Даты, зависимости и параллельные ветки расставляются уже там: в самой WBS их нет.
Что ещё пригодится
Вся библиотека: 15 бесплатных шаблона — RACI-матрицы, реестра рисков (RAID), бэклога продукта, оценки задач (PERT), статус-отчёта по проекту, устава проекта, протокола совещания, плана проекта, сметы проекта, дорожной карты продукта, реестра заинтересованных сторон, плана спринта, Чек-лист запуска проекта, диаграмма Ганта в Excel
Шаблоны — это хорошо. Платформа — лучше
В TeamVector план, задачи, документы и бюджеты связаны и обновляются сами, без ручных таблиц.