Шаблон протокола совещания
Чтобы после встречи остались решения и поручения, а не «вроде договорились».
Что в шаблоне
Шапка встречи
Дата, участники, ведущий, повестка — всё на месте.
Решения и поручения
Отдельные блоки: что решили и кто за что отвечает.
Таблица задач
Поручение — ответственный — срок, чтобы ничего не потерялось.
Четыре шага по этому файлу
Повестку пишут до встречи
Раздел «Повестка» — единственный, который заполняется заранее и рассылается вместе с приглашением. Формулируйте пункт как вопрос, требующий решения: не «Статус интеграции», а «Переносим ли запуск интеграции на декабрь». Из такой формулировки сразу видно, кого звать и что должно появиться в разделе «Принятые решения» через час.
«Обсуждение» — про варианты, а не про реплики
Это не стенограмма. По каждому пункту повестки достаточно двух-четырёх строк: какие варианты рассматривали и чем один хуже другого. Через месяц этот раздел — единственное место, где написано, почему решили именно так. Кто конкретно что сказал, обычно неважно; важно, от чего отказались и по какой причине.
Каждый пункт повестки закрывается решением
Сверьте счётом: сколько пунктов было в повестке, столько строк должно появиться в разделе «Принятые решения». Формулируйте в прошедшем времени и без слова «нужно»: «Запуск интеграции переносим на 1 декабря». Если решения нет, так и запишите: «решение не принято, возвращаемся 12-го» — это тоже итог, и он тоже проверяем.
Поручение: глагол, фамилия, дата
В таблице «Поручения» три колонки. В «Задаче» — глагол совершенного вида и проверяемый результат: «Согласовать с банком дату подключения», а не «Проработать вопрос эквайринга». В «Ответственном» — один человек, а не отдел. В «Сроке» — календарная дата. У поручения, заполненного так, ровно два состояния: выполнено или просрочено.
Как это выглядит заполненным
Разберём заполнение на еженедельной встрече по проекту. Шапка: «Дата и время» — 2 сентября, 11:00–11:40, «Ведущий» — Ирина, «Участники» — Ирина, Пётр, Анна и представитель банка. Повестка из двух пунктов, оба сформулированы вопросами: «Переносим ли запуск оплаты картой на декабрь» и «Кто ведёт приёмку от банка». По такой повестке заранее видно, что встреча обязана закончиться двумя решениями.
«Обсуждение»: рассматривали два варианта — запустить в ноябре без возвратов или в декабре целиком; в первом случае возвраты пришлось бы оформлять вручную. Дальше «Принятые решения», две строки: «Запуск оплаты картой переносим на 1 декабря» и «Приёмку от банка ведёт Пётр». Два пункта повестки — два решения, сходится. Пропущенный пункт виден сразу именно по этому счёту.
Таблица «Поручения» — две строки: «Согласовать с банком дату подключения / Пётр / 8 сентября» и «Описать сценарий ручного возврата / Анна / 10 сентября». В каждой глагол, фамилия и дата. Внизу «Следующая встреча» — 9 сентября, 11:00, и начинается она с проверки этих двух строк. Так протокол связывает встречи в цепочку, а не оставляет их отдельными разговорами.
!Частые ошибки
- Обсудили, но не решили Раздел «Обсуждение» на страницу, «Принятые решения» — пустой. Такая встреча не состоялась: через неделю каждый помнит разговор по-своему, и все собираются снова. Правило простое: пока в разделе «Принятые решения» нет ни строки, встречу не заканчивают. Либо решение, либо честная запись, кто и к какому числу готовит недостающие данные.
- Ответственный — отдел, а не человек «Маркетинг», «разработка», «мы» — задача без фамилии не выполняется: каждый уверен, что взял её кто-то другой. В колонку «Ответственный» пишите одного человека; он вправе передать работу, но отчитываться будет он. Если исполнителя на встрече не было, ответственным становится тот, кто с ним договорится, — и это тоже поручение.
- Срок «до конца недели» «На следующей неделе», «как можно скорее», «после релиза» невозможно просрочить, поэтому такие поручения не двигаются месяцами. В колонке «Срок» — календарная дата, и называет её исполнитель, а не ведущий: срок, назначенный сверху, человек не считает своим и не защищает. Нет даты — считайте, что и поручения нет.
- Протокол пишут по памяти на следующий день За ночь половина формулировок незаметно меняется, а спорить с ними уже неудобно. Заполняйте документ во время встречи, а последние пять минут потратьте на чтение вслух разделов «Принятые решения» и «Поручения»: возражения появятся именно там, и стоить они будут дешевле, чем через неделю. Рассылайте в тот же день всем, кто перечислен в поле «Участники».
Частые вопросы
Зачем вести протокол совещания?
Чтобы зафиксировать решения и поручения. Без протокола встречи быстро забываются и превращаются в «потерянное время».
Что обязательно включить?
Дату и участников, повестку, принятые решения и поручения с ответственными и сроками. Остальное — по необходимости.
В каком формате шаблон?
Файл .docx, открывается в Word, Google Документах, LibreOffice, «Р7-Офис» и «МойОфис».
Чем протокол отличается от заметок в блокноте?
Заметки нужны тому, кто их писал. Протокол нужен тем, кого на встрече не было, и вам самим через месяц. Поэтому в шаблоне отдельно вынесены «Принятые решения» и «Поручения»: по ним понятно, что изменилось, без чтения всего остального.
Нужен ли протокол на коротком созвоне?
На пятнадцатиминутке — нет, там достаточно таблицы «Поручения». Полный протокол нужен, когда принимают решения, влияющие на срок, деньги или объём работ. Проверка простая: если решение придётся кому-то объяснять или на него будут ссылаться — записывайте.
Что ещё пригодится
Вся библиотека: 15 бесплатных шаблона — RACI-матрицы, реестра рисков (RAID), бэклога продукта, WBS — структуры работ, оценки задач (PERT), статус-отчёта по проекту, устава проекта, плана проекта, сметы проекта, дорожной карты продукта, реестра заинтересованных сторон, плана спринта, Чек-лист запуска проекта, диаграмма Ганта в Excel
Шаблоны — это хорошо. Платформа — лучше
В TeamVector план, задачи, документы и бюджеты связаны и обновляются сами, без ручных таблиц.