Шаблон реестра заинтересованных сторон
Карта стейкхолдеров таблицей: кто влияет на проект, кому он важен, чего каждый ждёт и как часто вы с ним говорите.
Что в шаблоне
Приоритет формулой
Влияние × интерес по шкале 1–5 — считается сам, вписывать не нужно.
Колонка «Как работаем»
Для каждого записан формат и частота общения, а не только оценка.
Пять типовых ролей
Заказчик, финансист, принимающий результат, команда и юрист — с разными числами.
Четыре шага по этому файлу
Перечислите всех, кто может сказать «нет»
Колонки «Кто» и «Роль в проекте». В примере пять записей — от директора по продукту до юриста, и роль у каждого своя: «Заказчик», «Согласует бюджет», «Примет результат в работу», «Исполнители», «Проверяет договор». Список собирают шире, чем кажется нужным: пропущенный участник обнаруживается не когда он что-то попросит, а когда остановит работу на согласовании.
Оцените влияние и интерес порознь
Колонки «Влияние (1-5)» и «Интерес (1-5)». Влияние — насколько человек способен изменить ход проекта: остановить, перенаправить, дать или не дать денег. Интерес — насколько ему лично важен результат. Это разные вещи, и путать их дорого: финансовый директор в примере имеет влияние 5 при интересе 2, а руководитель поддержки наоборот, 3 и 5.
Приоритет читайте вместе с множителями
Колонка «Приоритет» считается формулой D4*E4 и даёт в примере 25, 10, 15, 20 и 4. Само число решает не всё. У руководителя поддержки приоритет 15, у финансового директора 10 — а остановить проект способен именно второй. Смотрите на пару чисел: высокое влияние при низком интересе требует коротких регулярных сводок, обратное сочетание — участия в демонстрациях.
Свяжите ожидания с форматом общения
Колонки «Чего ждёт от проекта» и «Как работаем» читаются парой. Финансовый директор ждёт отсутствия перерасхода — и получает «Письмо с цифрами раз в месяц». Руководитель поддержки ждёт понятных инструкций — и получает «Демонстрацию в конце каждого этапа». Формат вытекает из ожидания. Колонка «Кто ведёт» закрепляет общение за человеком, чтобы оно не осталось общей обязанностью.
Что означают строки в файле
Две строки примера устроены зеркально. Финансовый директор: влияние 5, интерес 2, приоритет 10. Руководитель поддержки: влияние 3, интерес 5, приоритет 15. По числу приоритета выше второй, но остановить проект может первый. Произведение прячет, какой из множителей был большим, — поэтому колонки влияния и интереса стоят рядом с итогом, а не убраны с глаз в конец таблицы.
Отсюда и разные записи в колонке «Как работаем». Финансовому директору идёт «Письмо с цифрами раз в месяц»: коротко, регулярно, без вовлечения — ему важно, чтобы не было сюрпризов. Руководителю поддержки нужна «Демонстрация в конце каждого этапа», потому что принимать результат в работу будет он. Директор по продукту с максимальным приоритетом 25 получает личную встречу раз в две недели.
Нижняя строка — юрист: влияние 2, интерес 2, приоритет 4, формат «По запросу». Это не значит «неважный». Это значит, что тратить на него встречи не нужно, пока дело не дошло до договора. Такие строки ценны тем, что снимают вину за молчание: человек в списке есть, решение общаться минимально принято осознанно, а не по забывчивости.
!Частые ошибки
- Влияние и интерес поставили одинаковыми Когда у всех в обеих колонках стоит 4 или 5, реестр не сортирует никого — верный признак, что оценки проставили не думая. Проверка простая: найдите в списке хотя бы одного с влиянием 5 и интересом 2, такой почти всегда есть. В примере это финансовый директор: бюджет подписывает, а в ежедневную жизнь проекта не смотрит и не хочет.
- Приоритет вписали руками В колонке «Приоритет» стоит формула — произведение двух соседних ячеек той же строки. Число, вписанное поверх, затирает её, и после переоценки приоритет останется старым. В двух нижних пустых строках формулы нет вовсе: чтобы она там появилась, копируйте любую заполненную строку целиком, а не вводите данные в пустую строку поверх.
- В реестр внесли только начальство Команда разработки стоит в примере строкой 4 с влиянием 4 и интересом 5 — приоритет 20, второй по величине. Исполнители влияют на проект сильнее почти всех: от них зависит, что и когда получится. Реестр, где есть только заказчик и согласующие, описывает не заинтересованные стороны, а порядок визирования документов.
- Заполнили один раз на старте Реестр стареет быстрее прочих документов проекта: люди меняют должности, интерес растёт по мере приближения запуска. У юриста с приоритетом 4 он подскочит в неделю подписания договора. Пересматривайте таблицу на границах этапов, это те же пять минут, что уходят на статус-отчёт. Изменившееся число почти всегда меняет и колонку «Как работаем».
Частые вопросы
Кто такие заинтересованные стороны проекта?
Все, кто влияет на проект или на кого он влияет: заказчик, спонсор, команда, смежные отделы, подрядчики, проверяющие. В отличие от команды, они не обязаны работать над проектом — но способны его остановить.
Как считается приоритет?
Влияние умножается на интерес по шкале 1–5, максимум 25. Число нужно не для отчёта, а чтобы решить, на кого тратить личное время: с верхними строками говорят лично, с нижними — письмами и по запросу.
Чем это отличается от RACI-матрицы?
Реестр отвечает, кто эти люди и как с ними общаться. RACI-матрица отвечает, кто из них что делает в каждой конкретной задаче. Реестр составляют на старте и пересматривают по этапам, RACI — под конкретный список работ.
Можно ли добавить свои колонки?
Да. Полезнее всего «Отношение к проекту» со значениями поддерживает, нейтрален, против — и «Дата последнего разговора». Дописывайте справа от «Кто ведёт»: формула приоритета ссылается на колонки влияния и интереса по буквам, вставку между ними придётся проверять.
Нужен ли реестр небольшой команде?
Внутри команды из пяти человек — нет. Польза появляется там, где есть внешние стороны: заказчик, смежный отдел, подрядчик, юрист. Тогда хватит пяти-семи строк, как в примере, и заполняются они за один разговор на старте проекта.
Что ещё пригодится
Вся библиотека: 15 бесплатных шаблона — RACI-матрицы, реестра рисков (RAID), бэклога продукта, WBS — структуры работ, оценки задач (PERT), статус-отчёта по проекту, устава проекта, протокола совещания, плана проекта, сметы проекта, дорожной карты продукта, плана спринта, Чек-лист запуска проекта, диаграмма Ганта в Excel
Шаблоны — это хорошо. Платформа — лучше
В TeamVector план, задачи, документы и бюджеты связаны и обновляются сами, без ручных таблиц.