Как выбрать систему управления проектами: чек-лист

Систем управления проектами на рынке десятки, и почти все на витрине выглядят одинаково. Чтобы не выбирать «по красивому сайту» и не переезжать через полгода, идите от своих задач и проверяйте кандидатов по конкретному списку. Ниже — практичный чек-лист и частые ошибки.

Начните не с инструмента, а со своих задач

Главная ошибка — сравнивать функции до того, как вы поняли, что именно болит у команды. Сначала ответьте на три вопроса: какие процессы нужно навести в порядок, кто будет пользоваться системой и какой результат вы хотите через три месяца.

Например, маленькой команде без жёстких сроков хватит доски с задачами, а команде разработки со сдачами заказчику нужны сроки, зависимости и связь с кодом. Если не знаете, с чего начать, посмотрите базовый разбор в статье что такое таск-трекер.

Чек-лист критериев

Пройдитесь по списку и отметьте, что для вас обязательно, а что — приятный бонус:

• Методология. Поддерживает ли система то, как вы работаете: канбан-доски, спринты, диаграмму Ганта. Хорошо, когда можно совмещать.
• Планирование и сроки. Есть ли диаграмма Ганта с зависимостями и критическим путём, пересчитываются ли сроки автоматически.
• Связь с кодом. Для разработки важна интеграция с Git: задачи, ветки и merge requests в одном контуре.
• Бюджеты и ресурсы. Нужно ли видеть загрузку команды и деньги по проекту.
• Доступность в России. Работает ли сервис, проходит ли оплата в рублях, есть ли поддержка на русском.
• Установка на свой сервер. Критично для компаний с требованиями к хранению данных в своём контуре.
• Цена и условия. Прозрачный тариф, стоимость на вашу команду, что входит в бесплатную версию.
• Мобильное приложение, импорт-экспорт, права доступа. Часто решают на этапе внедрения.

Частые ошибки при выборе

На что чаще всего наступают:

• Берут «комбайн» с сотней функций, из которых команда использует пять, а остальное мешает.
• Смотрят только на цену. Дешёвый инструмент, в который никто не заходит, — самый дорогой.
• Игнорируют доступность в РФ. Зарубежные сервисы вроде Jira, Trello и Asana свернули продажи; начинать на них сейчас — закладывать переезд. Если вы как раз ищете замену, начните с подборки российских аналогов.
• Не вовлекают команду. Решение «сверху» без тех, кто будет работать в системе каждый день, почти всегда буксует.

Проведите короткий пилот

Не покупайте «вслепую». Возьмите 1-2 кандидата и заведите в них реальный проект на 1-2 недели: настоящие задачи, исполнители, сроки. За это время станет видно, удобно ли команде, не разваливается ли процесс и закрывает ли инструмент ваши боли из первого шага.

Обратите внимание на мелочи: как быстро новый человек разбирается, сколько кликов до частых действий, как выглядит план на неделе. Именно это определяет, приживётся система или нет.

Если вам важна связка «план + код + деньги»

Для команд разработки удобно, когда планирование, код, общение и бюджеты живут в одном месте и связаны. Так устроен TeamVector: диаграмма Ганта с критическим путём, синхронизация с Git (GitLab; GitHub на подходе), встроенный мессенджер и бюджеты — в облаке или на своём сервере. Если переходите с зарубежного инструмента, посмотрите сравнение с Jira. Первые команды подключаются по программе Founding Teams.

Частые вопросы